Złożone procesy zakupowe szybko stają się problemem dla firm. Dane podstawowe produktów wymagają ręcznej aktualizacji. Cenniki szybko tracą aktualność. Zamówienia często wymagają czasochłonnych porównań między sklepami internetowymi a systemami ERP. Prowadzi to do dodatkowej pracy, podatnych na błędy procesów i niepotrzebnych przerw w przepływie informacji. Właśnie w tym miejscu pojawia się Open Catalog Interface OCI. To cyfrowe rozwiązanie łączy sklep internetowy dostawcy bezpośrednio z systemem ERP klienta. Ceny, informacje o produktach i koszyki zakupowe są przekazywane jednym kliknięciem, bez ręcznego powielania danych. Efektem jest wyraźnie uproszczony proces zakupowy.
SAB Steuerungs- und Anlagenbau GmbH z Nufringen w Niemczech wdrożyła OCI dziesięć lat temu. W tym czasie firma połączyła swój sklep internetowy z interfejsem we współpracy z LAPP. LAPP jest globalnym liderem w zakresie zintegrowanych rozwiązań i produktów w dziedzinie technologii kablowych i połączeniowych. Dostarcza wysokiej jakości technologię oraz zaawansowane usługi cyfrowe, w tym interfejs OCI, z którego SAB korzysta do dziś. „Wyniki są bardzo dobre. Przetwarzanie dużych ilości danych było kiedyś ogromnym wyzwaniem”, wspomina Bruno Bachmann, administrator systemów w SAB. „Dziś aktualne ceny, precyzyjne informacje produktowe i w pełni cyfrowy proces zamówień pozwalają nam oszczędzać czas, unikać błędów i zachować pełną kontrolę”.
Dedykowane rozwiązania dla ręcznego procesu zakupowego
SAB opracowuje i produkuje rozwiązania dostosowane do potrzeb klientów w obszarze dystrybucji energii, automatyzacji i technologii środowiskowych. Ten średniej wielkości producent rozdzielnic nie oferuje gotowych produktów. Każdy projekt jest planowany i budowany zgodnie z wymaganiami konkretnego klienta. Zakres usług obejmuje duże systemy dystrybucji energii oraz układy sterowania dla oczyszczalni ścieków i instalacji uzdatniania wody. Wśród klientów znajdują się firmy przemysłowe oraz najwięksi niemieccy producenci samochodów.
„Postrzegamy siebie jako producenta”, mówi Bruno Bachmann. „Nasze procesy muszą być elastyczne i precyzyjne”. Dotyczy to także zakupów, które regularnie pozyskują wysokiej jakości komponenty i materiały w różnych ilościach.
Przed 2015 rokiem zakupy były w dużej mierze ręczne. Dane produktów były przechowywane lokalnie, często w formacie Datanorm. Wymagały częstych aktualizacji i ręcznych poprawek. Proces był czasochłonny i podatny na błędy. „Ceny były nieaktualne, część produktów znikała z oferty, a ilość danych była ogromna”, wspomina Bruno Bachmann. „Spędzałem całe noce w serwerowni, ponieważ importy nie przechodziły albo dane były źle sformatowane”.
Realne usprawnienia w procesach dzięki OCI
Potrzeba niezawodnego i zautomatyzowanego rozwiązania stawała się coraz bardziej widoczna. W 2015 roku Bruno Bachmann, twórca firmowego systemu ERP Streit V.1, zwrócił uwagę na zalety interfejsu OCI. Podczas poszukiwań partnerów wspierających to rozwiązanie trafił na LAPP i szybko znalazł tam otwartość na współpracę. „Po wysłaniu zapytania do LAPP od razu rozpoczęliśmy testy w warunkach rzeczywistych”, oznajmia Bruno Bachmann. Wspólnie z zespołem LAPP koordynował wdrożenie techniczne. Obie strony dostosowały swoje systemy i po krótkim czasie pierwsza wersja połączenia OCI była gotowa do użycia.
Korzyści pojawiły się bardzo szybko. Zamiast utrzymywać nieaktualne dane produktowe lokalnie, SAB mógł korzystać bezpośrednio ze sklepu internetowego LAPP. Dział zakupów wybierał tam potrzebne produkty i widział codziennie aktualizowane ceny oraz dostępność. Następnie jednym kliknięciem przenosił dane do własnego systemu ERP. Przerwy w przepływie informacji i ręczne powielanie danych przestały być problemem. „To był dla nas prawdziwy przełom”, mówi Bruno Bachmann. „Nie musieliśmy już importować ogromnych ilości danych i mieliśmy pewność, że informacje z systemu LAPP są zawsze aktualne i poprawne”.
Stabilne połączenie i ciągłe doskonalenie
Od momentu wdrożenia interfejsu OCI, SAB i LAPP utrzymują bliską współpracę. Drobne dostosowania techniczne, pytania lub niewielkie wyzwania operacyjne są rozwiązywane szybko i bez komplikacji. „Jeśli mamy pytanie, wysyłam wiadomość i w krótkim czasie odzywają się specjaliści LAPP. Obsługa w tle działa bez zakłóceń”, podkreśla Bruno Bachmann.
Nowy sklep internetowy LAPP przyniósł SAB dodatkowe korzyści. Platforma jest wygodniejsza w obsłudze i oferuje więcej funkcji dostępnych także przez OCI. Dzięki temu proces zamówień stał się prostszy, a stabilność systemu pozostała bez zmian.
LAPP stale rozwija interfejs OCI. Najnowsza zmiana pozwala przesyłać nie tylko bazową cenę produktu, lecz także pełną cenę metalu. W praktyce kluczowa jest tu miedź, bo to ona najmocniej wpływa na koszt kabli. System uwzględnia aktualne ceny miedzi i ewentualne koszty cięcia, dzięki czemu oferta jest bardziej precyzyjna. „Cena miedzi ma duże znaczenie, zwłaszcza przy większych przekrojach kabli”, wyjaśnia Bruno Bachmann. „Automatyczne uwzględnienie tej wartości oszczędza dodatkowe pytania i zwiększa dokładność ofert”.
Cyfrowe kompetencje jako czynnik efektywności i sukcesu
Współpraca SAB i LAPP pokazuje, jak cyfrowe interfejsy wpływają na efektywność i niezawodność zakupów przemysłowych. Dla LAPP to ważny sposób, by oferować klientom wartość wykraczającą poza samą technologię połączeń. „Z technicznego punktu widzenia OCI jest standardowym formatem. Aby działał bez zakłóceń, potrzebne są jednak doświadczenie, elastyczność i dobre zrozumienie systemów klientów”, mówi Donovan Gregory, Digital Marketing and E‑Commerce Manager w LAPP. „Trzymanie się standardu daje stabilność i łatwe podłączenie. Jednocześnie potrafimy wprowadzać zmiany w jego ramach, tak aby pasował do konkretnego środowiska systemowego”.
Ścisła współpraca z klientami takimi jak SAB pozwala szybko wprowadzać zmiany i systematycznie je udoskonalać. „To dla nas kluczowe, ponieważ zapewnia stabilny i efektywny proces zakupowy”, podkreśla Bruno Bachmann. „Dlatego w przyszłości nadal będziemy korzystać z doświadczenia LAPP w obszarze cyfryzacji i technologii”.
