Als die Pandemie so richtig Fahrt aufnahm, wechselte Peter Courtin seinen Job. „Digitales Onboarding war für mich ein ganz neues Erlebnis“, sagt der Marketingmanager. Zum April des vergangenen Jahres begann er seine Arbeit bei LAPP in Stuttgart. Statt in den ersten Tagen neue Hände zu schütteln und Kolleg:innen über die Schulter zu blicken, verlief das Kennenlernen ganz über digitale Kommunikationskanäle von zu Hause aus. „Die Einarbeitung mit räumlicher Distanz hat erstaunlich gut funktioniert“, erzählt Courtin. Die Tools seien bereit gewesen, die Kolleg:innen hätten ihn sehr unterstützt.
Die COVID-19-Pandemie hat viele Unternehmen dazu gezwungen, sich innerhalb kürzester Zeit zu digitalisieren. Viele Prozesse, die vorher analog abliefen, mussten praktisch von einem Tag auf den anderen mit Softwareanwendungen und Cloudlösungen ersetzt werden. Gerade für globale Unternehmen wie LAPP mit unterschiedlichen Zulieferern und länderspezifischen Bedürfnissen keine einfache Aufgabe. Die Lösung: eine verlässliche IT-Struktur und zahlreiche verschiedene autonome Entscheidungen vor Ort. Abteilungen und Länderbereiche entschieden oft in Eigenregie, welche Tools und Strukturen sie benötigten, damit Kolleg:innen ihre Arbeit auch von zu Hause erledigen können. Hat das funktioniert?
Im Falle von Peter Courtin waren vor allem Kommunikationsanwendungen wichtig. „Bei meiner Arbeit geht es darum, Kontakte zu knüpfen und Verbindungen herzustellen“, sagt Courtin, der weltweit Märkte überblickt und Veränderungen mit Kolleg:innen diskutiert. Über Anwendungen wie Microsoft Teams oder GoTo-Meeting konnte er Nachrichten und Tabellen hin- und herschicken, an Konferenzen teilnehmen. Die Software wurde bei LAPP global eingeführt und förderte bei vielen sogleich eine Art „Hands-on“-Mentalität, wie Hansjörg Nell, der Leiter der Konzernrechnungswesen und Steuern, berichtet. Die Tools hätten gezeigt, dass eine Arbeitsweise, die bis dato oftmals für undenkbar gehalten wurde, sehr gut möglich sei.
Nells Abteilung erstellte zum Beispiel einen Jahresabschlussreport mit unterschiedlichen Tochtergesellschaften in kurzer Zeit, weil Fragen mithilfe der neuen Kommunikationstools einfacher gelöst werden konnten als per Telefon und Mail. Die e-Business-Konferenz im August 2020 hat sogar durchweg digital stattgefunden. Die sonst nicht selten wahrgenommene Erfahrung bei Ferngesprächen, dass die Persönlichkeit der Teilnehmer:innen oft zu kurz komme, verneint Courtin und verweist besonders auf die Beteiligten aus Südostasien. „Ich weiß das sehr zu schätzen, wenn das gemeinsame Ziel im Vordergrund steht und bei Videokonferenzen eine menschliche Note dabei ist“, sagt er.
Von der Finanz- über die Personal- bis zur Audit-Abteilung mussten Mitarbeitende in kurzer Zeit entscheiden, welche Software, Kenntnisse und Hardware nötig sind, um nicht vom Büroplatz abhängig zu sein. „Die Notwendigkeit ist die Mutter aller Erfindungen“, findet Verena Shankar vom Qualitätsmanagement. Aufgrund der Reisebeschränkungen wurde für sie die Auditierung von Unternehmen zur großen Hürde. Vor allem Schulungen von Kolleg:innen sind für ihre Aufgabe essenziell und mussten digital gestaltet werden. „Die Arbeit an virtuellen Dokumenten hat sich für uns als effizient erwiesen“, erzählt sie heute. Für die LAPP Holding AG ist zu Beginn des Jahres auch ein Dokumentenmanagementsystem implementiert worden. So können Berichte und Tabellen besser erfasst und „unsere Papierflut reduziert werden“, sagt Verena Shankar mit einem Schmunzeln.
Auch in Regionen außerhalb Europas nutzen Mitarbeitende seit der Pandemie verschiedene digitale Helfer, um für Kunden erreichbar zu sein. Mit LockBox-Services konvertierten Kolleg:innen in den USA eingehende Schecks in digitale Dateien, mit Echtzeittrackern kontrollierten Lageristen und Manager Daten über Einkauf, Logistik und Qualität.
Dabei erspähten sie auch Kundenbedürfnisse, die bislang verborgen waren. Weil viele Kolleg:innen bei LAPP Tannehill in den USA während der Pandemie im Homeoffice auch Kinder versorgen und den Haushalt erledigen mussten, arbeiteten sie eher am frühen Morgen oder am späten Abend. Für die Live-Chat-Reichweite der Online-Plattform kam das gelegen: Die Dienstleistung wurde um eine Stunde am Morgen und eine am Nachmittag verlängert. „Das erhöhte unsere Abdeckung für Web-Besucher an einem typischen Geschäftstag um 12,5 Prozent“, sagt Executive Assistant Eliza Montoya. Auf diese Weise seien sowohl die Anfragen via Live-Chat als auch die daraus resultierenden Verkäufe gewachsen.
„Die Herausforderung war es, möglichst schnell vielen Mitarbeitenden mobiles Arbeiten zu ermöglichen“, sagt Martin Tepe, der Head of Corporate IT. Trotz vieler partikularer Bedürfnisse in den Abteilungen und Ländern liefen die Fäden für eine funktionierende Digitalisierung bei ihm zusammen. Anfragen aus den Standorten im Ausland etwa wurden am Servicedesk gesammelt und auf einzelne Teams im Backlevel verteilt. Einige Kolleg:innen bekamen ein Leihnotebook, für andere wurde der Heim-PC via VPN-Client an das Unternehmensnetz angeschlossen. „So konnten innerhalb weniger Tage 1000 User:innen mobil arbeiten, ohne unser hohes Sicherheitsniveau zu gefährden“, sagt Tepe.
Marketingmanager Peter Courtin sieht nach einem Jahr bei LAPP den Weg zu einer digitalen Kommunikation positiv. Trotzdem freut er sich auf persönliche Begegnungen, die zumindest an seinem Standort Stuttgart wieder mehr werden. „Eine Reise zu den Kollegen ins Ausland war seither leider noch nicht möglich“, sagt er.
