Je größer und komplexer die Unternehmensstruktur ist und je mehr Schnittstellen es in der täglichen Arbeit gibt, desto besser und effizienter muss die Abstimmung aller Beteiligten erfolgen, um gemeinsame Projekte erfolgreich umzusetzen. Denn eine gute Teamzusammenarbeit ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Unternehmens. Doch nicht nur das Unternehmen profitiert von guter Kommunikation: Wenn die Kommunikation innerhalb eines Teams oder des gesamten Unternehmens stimmt, sieht sich jeder einzelne Mitarbeitende dadurch als wichtiger Teil des großen Ganzen.1
Um eine erfolgreiche Teamarbeit zu gewährleisten, ist auch eine durchgängige Kommunikation nötig. Diese gestaltet sich meist in Form von regelmäßigen Abstimmungen, wie Jour Fixe oder Projektmeetings. In einer Studie der Jobplattform StepStone zur erfolgreichen Teamzusammenarbeit waren die meistgenannten notwendigen sozialen Eigenschaften „Kommunikationsfähigkeit“ und „Zuverlässigkeit“ (je 85%). Bei der Frage nach der Zusammenarbeit innerhalb der Teams gaben 71 Prozent der Befragten an, sich ausreichend häufig zu treffen, um effektiv zu kommunizieren. 80 Prozent gaben an, sich gegenseitig über arbeitsrelevante Dinge auf dem Laufenden zu halten.2 Aus dem Arbeitsalltag ist bekannt, dass gerade dieser wechselseitige Austausch meist auf natürliche Weise erfolgt, beispielsweise bei kurzen Treffen in der Kaffeeküche oder einem gemeinsamen Mittagessen. Das gilt jedoch nur, wenn die Teammitglieder am selben Standort sind.
Virtuelle Teams brauchen virtuelle Lösungen, um die Kommunikation zu realisieren
Mit zunehmender Mobilität, mehr Homeoffice-Nutzungen oder bei standortübergreifenden, internationalen Projektteams sind die Teammitglieder häufig örtlich voneinander getrennt. Da ist es nicht möglich, kurz ins Büro nebenan zu gehen, um den aktuellen Stand zu besprechen. Deswegen muss die Kommunikation anders erfolgen. Bei der Arbeit in solchen virtuellen Teams braucht es Lösungen, die dabei helfen, eine erfolgreiche Kommunikation auch ohne den natürlichen zwischenmenschlichen Austausch zu gewährleisten: digitale Kanäle. Aus diesem Grund sind Online-Meetings, Videokonferenzen und Chat-Programme mittlerweile in den Geschäftsalltag integriert und größtenteils nicht mehr wegzudenken.
Ein regelmäßiger Austausch über digitale Kommunikationskanäle gewährleistet einen erfolgreichen Projektfortschritt. Dabei erfolgt die Kommunikation jedoch meist auf reiner Arbeitsebene. Damit sich alle Projektbeteiligten wahrgenommen fühlen, sich als Teil des Ganzen betrachten und ein Zugehörigkeitsgefühl entsteht, ist jedoch auch die Kommunikation auf persönlicher Ebene unerlässlich.
Um eine erfolgreiche Projektkommunikation aufzubauen, bieten sich verschiedene Möglichkeiten an, die sich leicht in den Arbeitsalltag eines Teams integrieren lassen:
5 Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation im (virtuellen) Team
- Regemäßige Abstimmungen
Wöchentliche oder zweiwöchentliche (virtuelle) Meetings gewährleisten eine Übersicht über den Projektfortschritt, anstehende Termine und To-Dos sowie die Aufgabenverteilung und die Auslastung innerhalb des Teams. Zudem geben Sie Raum für Fragen, fördern den Austausch und ermöglichen einen gemeinsamen Informationsstand aller Beteiligten. Die Terminserie sollte den Projekten angepasst sein und zeitlich den notwendigen Rahmen umfassen – es muss ausreichend Zeit für alle offenen Fragen und notwendige Diskussionen sein. Auch die Auswahl der Teilnehmenden ist wichtig: Das gesamte Projektteam muss beteiligt sein, gegebenenfalls können andere Teilnehmende aus Schnittstellen vereinzelt zu relevanten Punkten zusätzlich teilnehmen. - Etablierung einer Kommunikation auf Augenhöhe
Eine erfolgreiche Teamzusammenarbeit wird durch die kooperative Haltung aller Teammitglieder ermöglicht. Dabei ist es wichtig, dass im Team Gleichberechtigung herrscht und bei vorhandenen Hierarchien dennoch partnerschaftlich und konstruktiv kommuniziert wird. Alle Teammitglieder sollen einander dieselbe Wertschätzung entgegenbringen und diese auch selbst erfahren. Durch klare Kommunikationsregeln, ein respektvolles Miteinander, aktives Zuhören und Interesse an den Themen der anderen wird der offene und konstruktive Austausch gefördert. - Videomeetings: Kamera anschalten
Um im Team erfolgreich zu arbeiten, kommt es vor allem darauf an, dass alle wissen, mit wem sie es zu tun haben. Durch Videoübertragung lassen sich Gesichter und Namen einfacher zuordnen, das hilft insbesondere neuen Teammitgliedern. Zudem ist bei der Arbeit auf Distanz in der Kommunikation vor allem die Mimik in Verbindung mit der Tonalität wichtig, die durch eine Videoübertragung wahrnehmbar wird. Durch eine erlebbare Gestik werden Kolleg:innen nahbarer, wodurch sich auch zwischenmenschliche Beziehungen stärken. Darüber hinaus macht die nonverbale Kommunikation mit 55% den größten Anteil der Kommunikation aus.3 Bei längerer Arbeit von Zuhause oder an einem Standort ohne persönlichen Kontakt, hilft das Einschalten der eigenen Kamera und das Sehen der anderen Kolleg:innen – wenn es auch nur virtuell ist – das Zusammengehörigkeitsgefühl auch auf Distanz aufrecht zu erhalten und eine stabile Beziehung der Teammitglieder untereinander zu fördern. - Teamchat einrichten – und nutzen
Ein virtueller Chatroom, in dem alle Projektbeteiligten vertreten sind, erlaubt die schnelle Klärung auftretender Fragen, ohne ein Meeting ansetzen oder bis zum nächsten gemeinsamen Abstimmungstermin warten zu müssen. Auch Informationen über personelle Ausfälle, terminierte Zwischenstände oder Feedback lassen sich dort an alle oder einzelne Mitglieder adressieren. Damit lässt sich eine nahtlose Projektkommunikation sicherstellen. Es soll jedoch bei der Einführung eines solchen Gruppenchats klar kommuniziert werden, welche Regeln für diesen Chat gelten. So sollten private Konversationen in 1:1 Gesprächen erfolgen und nicht die Gruppe überschwemmen. Ein tägliches Guten Morgen sowie eine Verabschiedung schaffen zusätzlich ein Gemeinschaftsgefühl und fördern den zwischenmenschlichen Austausch. - Den privaten Austausch fördern
Aktive Verabredungen zu einer virtuellen Kaffee- oder Mittagspause geben neben der Arbeitsebene auch Raum für zwischenmenschlichen Austausch. Ein Team arbeitet erfolgreicher zusammen, wenn auch zu einem gewissen Grad eine persönliche Ebene der Kommunikation erreicht wird. Eine persönliche Verbundenheit ist zudem wichtig, um den Zusammenhalt im Team zu stärken. Auch das Vertrauen zueinander sowie die Motivation für den persönlichen Einsatz am Projekt werden durch den informellen Austausch gefördert. Durch regelmäßige Abstimmungen wird zudem vermieden, dass Teammitglieder „in Vergessenheit“ geraten. Zudem lassen sich im privaten Austausch bessere Eindrücke gewinnen, wie es den Kolleg:innen geht.
Kommunikation ist in allen Bereichen das A und O. Interessante und kurzweilige Impulse zu den Grundlagen der Kommunikation gibt es im E-Learning: Kommunikation nach Paul Watzlawick.
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1 https://www.perwiss.de/bedeutung-kommunikation.html
2 https://www.stepstone.de/Ueber-StepStone/wp-content/uploads/2019/03/StepStone_Erfolgsgeheimnis-Team.pdf
3 Kaleem, A. Z., Naheed, N., & Ahmad, S. M. (2017). Colonoscopy a real diagnostic paragon. Surgical Science, 8(6), 256-268.
