Komplexe Prozesse in der Beschaffung können für Unternehmen schnell zum Effizienzproblem werden. Artikelstammdaten müssen manuell gepflegt werden, Preislisten sind schnell überholt und Bestellungen erfordern zeitintensive Abgleiche zwischen Online Shops und ERP-Systemen. Das führt zu Mehraufwand, fehleranfälligen Abläufen und vermeidbaren Medienbrüchen. Genau hier setzt das Open Catalog Interface (OCI) an. Die digitale Schnittstelle verbindet den Online Shop eines Lieferanten direkt mit dem ERP-System des Kunden. Preise, Artikelinformationen und Warenkörbe werden auf Knopfdruck übertragen, ganz ohne manuelle Doppeleingaben. Das Resultat ist ein spürbar vereinfachter Einkauf.
Die SAB Steuerungs- und Anlagenbau GmbH mit Sitz in Nufringen hat OCI bereits vor zehn Jahren eingeführt und in Zusammenarbeit mit LAPP dessen Online Shop über diese Schnittstelle angebunden. Der Weltmarktführer für integrierte Lösungen und Markenprodukte im Bereich der Kabel- und Verbindungstechnologie bietet neben hochwertiger Technik auch durchdachte digitale Services wie die OCI-Schnittstelle, die SAB seitdem nutzt. Und das Ergebnis überzeugt: „Früher war die Verarbeitung der Datenmengen ein Albtraum“, erinnert sich Bruno Bachmann, Systemadministrator bei SAB. „Heute sorgen stets aktuelle Preise, korrekte Artikelinformationen und ein durchgängig digitaler Bestellprozess im System dafür, dass wir Zeit sparen, Fehler vermeiden und jederzeit den Überblick behalten.“
Maßgeschneiderte Lösungen treffen auf manuelle Beschaffung
SAB entwickelt und fertigt individuelle Lösungen in der Energieverteilung, Automatisierung und Umwelttechnik. Der mittelständische Hersteller von Schaltanlagen liefert keine Produkte von der Stange, sondern plant und baut jedes Projekt nach den spezifischen Anforderungen seiner Kunden. Das Leistungsspektrum reicht von großen Energieverteilanlagen für Produktionshallen bis hin zu Steuerungssystemen für Klärwerke oder Wasseraufbereitungsanlagen. Zu den Kunden zählen Unternehmen aus der Industrie, aber auch große deutsche Automobilhersteller.
„Wir verstehen uns ein Stück weit als Manufaktur“, erklärt Bruno Bachmann. „Dementsprechend flexibel und exakt müssen auch unsere internen Prozesse sein.“ Dazu gehört der Einkauf, der für die Anlagen regelmäßig hochwertige Komponenten und Materialien wie Anschluss- und Steuerleitungen in wechselnden Stückzahlen beschaffen muss.
Vor 2015 war dieser Prozess noch stark manuell ausgelegt, weswegen von Effizienz und Exaktheit keine Rede sein konnte. Artikelstammdaten wurden lokal verwaltet, häufig auf Basis von Datensätzen im Datanorm-Format. Diese mussten regelmäßig aktualisiert, gepflegt und teilweise manuell korrigiert werden. Das war zeitaufwendig und fehleranfällig. „Manche Preise waren veraltet, Artikel waren nicht mehr verfügbar und die Datenmengen waren riesig“, erinnert sich Herr Bachmann. „Ich habe ganze Nächte im Serverraum verbracht, weil Importe nicht durchliefen oder wir Probleme mit falsch formatierten Daten hatten.“
Echter Effizienzgewinn: Der Einstieg in die OCI-Welt
Der Bedarf nach einer verlässlichen, automatisierten Lösung zeigte sich immer deutlicher. 2015 schließlich machte der Hersteller des firmeneigenen ERP-Systems „Streit V.1“ Bruno Bachmann auf die Vorteile einer OCI-Schnittstelle aufmerksam. Bei der Suche nach passenden Partnern, die diese Schnittstelle unterstützen, stieß er auf LAPP und fand dort schnell offene Ohren. „Nach einer entsprechenden Anfrage bei LAPP haben wir direkt einen Feldversuch gestartet“, erzählt Herr Bachmann. Gemeinsam mit LAPP stimmte er die technische Umsetzung ab, beide Seiten passten ihre Systeme an und nach kurzer Zeit war die erste Version der OCI-Anbindung einsatzbereit.
Die Vorteile zeigten sich schnell: Statt überholte Produktdaten lokal zu pflegen, konnte SAB jetzt direkt auf den LAPP Online Shop zugreifen. Dort wählte der Einkauf die benötigten Artikel aus, samt tagesaktueller Preise und Verfügbarkeiten, und übernahm sie per Klick in das eigene ERP-System. Medienbrüche sowie manuelle Doppeleingaben gehörten damit der Vergangenheit an. „Für uns war das ein echter Meilenstein“, sagt Herr Bachmann. „Wir mussten keine Massen an Artikeldaten mehr importieren und konnten sicher sein, dass die Informationen aus dem System von LAPP immer aktuell und korrekt sind.“
Stabile Verbindung, stetige Verbesserung
Seit der Einführung der OCI-Schnittstelle verbindet SAB und LAPP eine enge Partnerschaft. Technische Anpassungen, Rückfragen oder kleinere Herausforderungen im Betrieb werden schnell und unkompliziert gelöst. „Wenn wir eine Frage haben, schreibe ich eine E-Mail und kurze Zeit später meldet sich jemand von LAPP. Der Service im Hintergrund läuft reibungslos“, betont Bruno Bachmann.
Der Wechsel auf den neuen Online Shop von LAPP brachte weitere Vorteile. Die modernisierte Plattform bietet eine verbesserte Benutzeroberfläche und eine erweiterte Funktionalität, die ebenfalls über die OCI-Schnittstelle nutzbar ist. Für SAB bedeutet das: noch mehr Komfort im Bestellprozess bei gleichbleibender technischer Stabilität.
Und LAPP verbessert die OCI-Schnittstelle kontinuierlich weiter. Als neueste Weiterentwicklung kann über die OCI-Schnittstelle neben dem Basisverkaufspreis auch der sogenannten Vollmetallpreis der Verbindungslösungen übertragen werden. Dabei werden die aktuellen Metallnotierungen und gegebenenfalls anfallende Schnittkosten miteingerechnet, sodass eine möglichst realistische Angebotskalkulation möglich ist. „Gerade bei größeren Kabelquerschnitten macht der Kupferpreis einen erheblichen Unterschied“, erklärt Herr Bachmann. „Wenn dieser automatisch berücksichtigt wird, spart das Rückfragen und erhöht die Genauigkeit bei der Angebotserstellung.“
Digitale Expertise als Effizienz- und Erfolgsfaktor
Die Partnerschaft von SAB und LAPP zeigt, welchen Beitrag digitale Schnittstellen zur Effizienz und Zuverlässigkeit in der industriellen Beschaffung leisten können. Für LAPP ist die Unterstützung solcher Prozesse ein wichtiger Grundstein, um seine Kunden über das Anbieten hochwertiger Verbindungstechnologie hinaus einen Mehrwert zu bieten. „OCI ist aus technischer Sicht ein Standardformat. Aber damit es reibungslos funktioniert, braucht es Erfahrung, Flexibilität und ein tiefes Verständnis für die Systeme unserer Kunden“, erklärt Donovan Gregory, Digitalmarketing- und E-Commerce-Manager bei LAPP. „Die Orientierung am Standard gewährleistet Stabilität, Kompatibilität und eine einfache Anbindung, auch bei vielen unterschiedlichen Kunden. Zugleich haben wir die Expertise, um im Rahmen des Standards Anpassungen vorzunehmen, damit er optimal in die jeweilige, individuelle Systemlandschaft passt. “
Durch die enge Abstimmung mit Kunden wie SAB können technische Anpassungen pragmatisch umgesetzt und kontinuierlich verbessert werden. „Das ist für uns ein wichtiger Faktor für einen stabilen und effizienten Beschaffungsprozess“, sagt Bruno Bachmann. „Deshalb vertrauen wir auch in Zukunft auf die digitale wie technologische Kompetenz von LAPP.“
